Politique de confidentialité

À propos de nous

La présente Politique de confidentialité (« Politique ») explique comment Dentisani Clinic SCS (la « Société » ou « nous ») traite les données personnelles de ses visiteurs et utilisateurs (les « Utilisateurs » ou « vous »). Le fait d’accéder à nos Services ou de les utiliser signifie que vous avez lu et accepté le contenu prévu par cette Politique ; nous vous encourageons donc à prendre un moment pour la consulter attentivement.

Par données personnelles, nous entendons toute information qui vous identifie ou peut vous identifier, directement ou indirectement, y compris les catégories particulières de données personnelles ou les données sensibles, telles que les données de santé (les « Données Personnelles »). La Société prend extrêmement au sérieux la protection de votre vie privée et de vos données personnelles et a pris toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et maintenir la confidentialité des informations concernant les Utilisateurs de son site web.

Cette Politique décrit comment et quel type de Données Personnelles seront collectées, traitées et utilisées pendant et après vos visites sur notre site web https://www.dentisani.be (le « Site Web »), pourquoi vos Données Personnelles sont collectées, avec qui elles sont partagées et vos droits à cet égard.

Le Site Web est géré par Dentisani Clinic SCS, situé à l’Avenue de Tervueren 138, 1150 Woluwe-Saint-Pierre, enregistré sous le numéro d’entreprise BE0684941546, et qui est responsable du traitement des données personnelles collectées lorsque vous visitez le Site Web et utilisez les Services fournis par la Société.

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web contrôlés par des tiers non affiliés avec nous, vers lesquels notre Site Web peut renvoyer (« Sites Tiers »). Veuillez consulter les déclarations de confidentialité des Sites Tiers, car la Société n’est pas responsable et n’a aucune influence sur le contenu ni sur les pratiques de confidentialité de ces Sites Tiers.

Les termes de cette Politique sont soumis à toute condition supplémentaire, tout avertissement ou tout autre terme contractuel que vous avez accepté avec la Société, ainsi qu’à toute législation ou réglementation obligatoire applicable.

Si vous avez des questions sur la manière dont nous utilisons vos Données Personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : johnjescudero@hotmail.fr.

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Nous faisons de notre mieux pour limiter le traitement de vos Données Personnelles à ce qui est strictement nécessaire et les traitons en conformité avec nos obligations légales. Vous n’êtes ni légalement ni contractuellement obligé de fournir vos Données Personnelles. Toutefois, pour pouvoir fournir certains des Services que nous proposons, il est nécessaire de traiter vos Données Personnelles. Si vous refusez de fournir vos Données Personnelles, certains Services ne pourront pas être offerts. Dans certains cas, le refus de fournir certaines informations signifie que nous ne pourrons pas offrir nos Services de la même manière ou avec le même niveau de qualité.

Le type de Données Personnelles que nous vous demandons ou que nous recevons dépend de l’objectif de l’activité de traitement et peut inclure :

• Informations générales d’identification et de contact : nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance, numéro de registre national, commune de résidence ou code postal, numéro de téléphone, adresse e-mail, et autres coordonnées, si nécessaire.
• Comptes de réseaux sociaux : nous pouvons recevoir certaines Données Personnelles vous concernant lorsque vous choisissez de connecter l’un de vos comptes de réseaux sociaux (tel qu’un compte Google, Facebook ou Instagram) pour vous connecter ou interagir avec nous. De même, nous pouvons recevoir certaines Données Personnelles vous concernant lorsque vous utilisez nos pages sur les réseaux sociaux (telles que notre page Facebook ou Instagram), y compris l’identifiant de votre compte et votre photo de profil.
• Informations sur les appareils et la technologie que vous utilisez : telles que les données de localisation, les paramètres de votre navigateur web, l’adresse IP.
• Informations liées à vos rendez-vous : telles que la date de votre dernière visite, l’historique de vos rendez-vous, les informations sur toute demande particulière lors de la prise de rendez-vous, le motif de la consultation. Ces rendez-vous sont gérés notamment via Google Agenda.
• Informations sur les professionnels : telles que les informations de CV, lettres de recommandation ou lettres de motivation de praticiens ou personnels souhaitant rejoindre notre équipe.
• Données publiées sur notre Site Web : nom et prénom des dentistes, assistantes, hygiénistes, secrétaires.
• Données sensibles : informations concernant votre santé, notamment maladies, blessures physiques, allergies, antécédents médicaux et autres données sensibles que vous nous divulguez volontairement.
• Photos : uniquement du personnel, partagées et publiées volontairement avec leur consentement.

Utilisation des systèmes d’IA

Nous utilisons des systèmes basés sur l’intelligence artificielle (IA), y compris des chatbots, pour améliorer nos Services et communiquer avec vous. Ces outils nous aident à améliorer la précision, l’efficacité et la réactivité dans le traitement des demandes des Utilisateurs, entre autres en extrayant des données pertinentes des documents soumis.

Les systèmes d’IA sélectionnés respectent la législation sur la protection des données, et nous veillons à ce que vos Données Personnelles soient traitées de manière professionnelle avec le niveau de sécurité et de confidentialité attendu. Nos processus sont conçus en conformité avec les réglementations applicables sur l’IA.

En particulier, nous prenons soin de protéger vos droits, y compris votre droit d’obtenir facilement une intervention humaine et une explication, d’exprimer votre point de vue et de contester, le cas échéant, toute décision prise par l’IA.

Comment utilisons-nous vos Données Personnelles ?

Nous traitons vos Données Personnelles pour des fins spécifiques. Pour chaque opération de traitement, seules les données pertinentes pour le but en question sont traitées.

En particulier, nous traitons vos Données Personnelles pour les fins suivantes :

• Établir la connexion et afficher le contenu de notre site web
• Diagnostiquer les erreurs et résoudre les problèmes techniques et les bugs
• Création d’un dossier lors de la prise de rendez-vous
• Gestion de vos rendez-vous (notamment via Google Agenda) et fourniture de nos Services
• Prise de rendez-vous par téléphone, WhatsApp, Messenger ou Instagram
• Communication avec vous via nos canaux numériques
• Envoi d’alertes et de rappels concernant vos contrôles annuels par e-mail ou messages
• Réponse aux demandes de service client, questions, retours et fourniture d’informations
• Administration du site web et protection de nos systèmes
• Amélioration de notre site web et de nos Services grâce à l’analyse des données
• Traitement de vos préférences en matière de cookies et de communications
• Résolution de tout litige ou procédure d’enquête
• Exercice ou défense de nos droits légaux et recours disponibles

Les conséquences possibles du non-fournissement de vos Données Personnelles peuvent inclure notre incapacité à remplir nos obligations contractuelles ou une violation de nos obligations légales (par exemple, en matière comptable ou de soins de santé).

Base légale du traitement de vos Données Personnelles

La base légale du traitement de vos Données Personnelles dépend de la finalité du traitement et des parties prenantes impliquées dans ce traitement. En particulier, la fourniture de vos Données Personnelles peut être nécessaire pour :

• L’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
• Le respect d’une obligation légale qui nous est applicable (par exemple, en matière de facturation, de fiscalité, de soins de santé, ou d’obligations réglementaires)
• Les finalités des intérêts légitimes poursuivis par nous (ou un destinataire des données), à condition que ces intérêts l’emportent sur vos droits et libertés fondamentaux (par exemple, la sécurité de notre site ou l’amélioration de notre service)

Dans certains cas, nous demanderons votre consentement libre, préalable et éclairé avant de traiter certaines de vos Données Personnelles (par exemple, pour la communication en marketing direct ou la publication de témoignages).

De plus, nous pouvons traiter des Données Personnelles sensibles, telles que des données de santé, y compris les maladies, les blessures corporelles, les allergies, les antécédents médicaux et autres données sensibles que vous nous fournissez volontairement lors de la prise de rendez-vous ou de la communication avec nos praticiens. Ces données sont traitées uniquement avec votre consentement explicite.

Comment collectons-nous vos Données Personnelles ?

Nous collectons vos Données Personnelles directement auprès de vous :

• Lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site web
• Lorsque vous prenez rendez-vous en ligne ou par l’intermédiaire de WhatsApp, Messenger, Instagram ou téléphone
• Lorsque vous communiquez avec nous via nos canaux numériques

Nous collectons également vos Données Personnelles automatiquement :

• Lorsque vous visitez et interagissez avec notre site web
• Par le biais des cookies et autres technologies similaires (voir notre Politique de Cookies)

Cookies et données stockées

La Société peut collecter des informations lorsque l’Utilisateur visite le Site Web, soit par le biais de cookies, soit par le biais de données stockées. Ces technologies nous permettent d’améliorer la performance de notre site, de personnaliser votre expérience et d’analyser le comportement de navigation.

Les cookies peuvent être nécessaires au bon fonctionnement du site (par exemple pour permettre la prise de rendez-vous), mais aussi servir à des fins de statistiques, de marketing ou de sécurité.

Pour plus d’informations sur la façon dont la Société utilise les cookies et les données stockées, veuillez consulter notre Politique de Cookies.

Qu’en est-il des informations que je donne lorsque je fais une réservation pour des mineurs ?

Si vous prévoyez de nous fournir des Données Personnelles de mineurs (par exemple, lors de la prise d’un rendez-vous pour eux), vous devez être leur parent ou tuteur légal et nous fournir leur consentement avant de partager toute information avec nous.

Comment protégeons-nous vos Données Personnelles ?

Nous utilisons des analyses régulières pour détecter les malwares. Vos informations personnelles sont protégées par des réseaux sécurisés et ne sont accessibles que par un nombre limité de personnes ayant des droits d’accès spéciaux à ces systèmes et étant tenues de garder les informations confidentielles. De plus, l’ensemble de notre site web est crypté en utilisant la technologie Secure Socket Layer (SSL).

Nous mettons également en place d’autres mesures de sécurité (conformément aux réglementations sur la protection des données) lorsqu’un Utilisateur prend un rendez-vous ou accède à ses informations, afin de maintenir la sécurité des informations personnelles.

Les données collectées et traitées seront protégées par des méthodes physiques et logiques visant à minimiser les risques d’accès non autorisé, de diffusion, de perte et de destruction des données, conformément aux Articles 25 et 32 du RGPD. La durée du traitement des données ne devra pas dépasser le temps nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles les données ont été collectées.

Tiers et accès à vos Données Personnelles

En fonction du type de Données Personnelles traitées, seuls certains départements ont accès à vos Données Personnelles. Au sein de notre Société, l’accès à vos Données Personnelles est limité aux départements et aux employés qui doivent les traiter dans le cadre de la réalisation de l’objectif respectif du traitement.

De plus, nous transférerons vos Données Personnelles à des destinataires externes uniquement dans la mesure où ce traitement est nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus et pour lesquelles nous disposons de la base légale correspondante. Ces destinataires ne sont autorisés à traiter vos Données Personnelles que sur nos instructions écrites et n’ont aucun droit de traiter vos Données Personnelles à leurs propres fins indépendantes. Ils recevront vos données de notre part dans le cadre d’un contrat et traiteront vos Données Personnelles pour des raisons légales ou pour protéger nos propres intérêts. En aucun cas, nous ne vendrons ni ne louerons vos Données Personnelles à des tiers sans votre consentement explicite et éclairé.

Par conséquent, nous pouvons transférer vos Données Personnelles à des tiers externes, y compris :

• Les prestataires de services que nous avons mandatés (y compris les sous-traitants de ces prestataires de services) dans des domaines tels que le marketing, le support client, les outils de soutien aux entreprises, le développement commercial et les partenaires commerciaux, l’analyse, les fournisseurs de télécommunications
• Les prestataires de services informatiques et d’hébergement
• Les agents d’assurance belges (tels que Partenamut)
• Les organisations gouvernementales et de régulation
• Les conseillers juridiques, comptables et autres experts
• D’autres parties avec votre consentement

Le Site Web peut inclure des liens vers des sites Web tiers (« Sites Tiers »), et ces liens sont souvent présents uniquement comme des points d’accès à des informations sur des sujets qui pourraient vous être utiles. Cliquer sur ces liens pourrait permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant.

Nous ne contrôlons pas ces Sites Tiers et ne sommes pas responsables de leurs normes de confidentialité. Lorsque vous quittez le Site Web, veuillez vous rappeler que cette Politique ne s’applique plus et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de tout site que vous visitez.

Transferts de données transfrontaliers

Il existe des circonstances dans lesquelles nous et les Tiers avec lesquels nous partageons vos Données Personnelles pouvons transférer vos Données Personnelles hors du pays dans lequel elles ont été collectées, pour les finalités de la fourniture des Services que nous vous offrons. Lorsque de tels transferts ont lieu, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données bénéficient toujours d’un niveau de protection adéquat dans les pays vers lesquels elles sont transférées.

Par exemple, si nous transférons vos Données Personnelles d’un pays au sein de l’Espace Économique Européen (EEE) vers un pays en dehors de l’EEE, nous prenons des mesures appropriées pour nous assurer que ces transferts offrent un niveau de protection conforme aux exigences de protection des données. Si des exigences supplémentaires spécifiques existent en vertu des lois du pays dans lequel vous utilisez nos services, nous y conformerons également.

En particulier, pour les transferts de l’EEE vers des pays hors de l’EEE, nous nous appuyons sur un certain nombre de garanties :

• Des décisions d’adéquation émises par la Commission européenne (y compris les États-Unis, dans la mesure où les destinataires ont été certifiés dans le cadre du cadre de confidentialité UE-États-Unis ou tout autre accord réciproque applicable entre l’UE et les États-Unis)
• Des clauses contractuelles types convenues mutuellement dans notre contrat avec le destinataire des données (y compris toute mesure supplémentaire, si nécessaire)
• D’autres garanties appropriées conformément aux Articles 46-49 du RGPD (par exemple, les règles d’entreprise contraignantes)

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus. La durée de conservation de vos données personnelles est déterminée par des facteurs tels que l’étendue, la nature et les objectifs de notre traitement de vos données personnelles et si nous avons des intérêts légitimes ou des obligations légales nous obligeant à conserver vos données personnelles.

Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, notre politique interne exige que nous anonymisions ou agrégions les données (dans ce cas, nous pourrions conserver et utiliser les informations anonymisées ou agrégées à des fins d’analyse) ou que nous les supprimions de manière sécurisée ou les rendions inaccessibles.

Vos droits concernant vos données personnelles

En vertu du RGPD, vous avez les droits suivants :

• Accès et copie de vos données : Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos données personnelles et les données spécifiques que nous avons collectées et nous vous fournirons une copie de vos données personnelles.
• Rectification de vos données : Vous pouvez consulter ou modifier les données que nous détenons à votre sujet. Si cela ne fonctionne pas via votre compte, vous pouvez nous demander de rectifier et compléter vos données personnelles inexactes ou incomplètes.
• Effacement de vos données : Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles, sous certaines conditions, telles que : (a) vos données personnelles ne sont plus nécessaires par rapport aux objectifs pour lesquels nous les avons collectées ; (b) vous retirez votre consentement (le cas échéant) ; (c) nous avons l’obligation légale de supprimer vos données personnelles.
• Restriction du traitement de vos données : Si vous avez une raison particulière (par exemple si vous contestez l’exactitude de ces données personnelles ou si vous vous opposez à leur traitement), vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation de vos données.
• Portabilité des données : Vous pouvez nous demander de déplacer, copier ou transférer vos données personnelles vers une autre organisation, si cela est raisonnable et techniquement faisable.
• Opposition à nos activités de traitement : Pour certains types d’activités, comme le marketing direct, vous pouvez nous demander d’arrêter à tout moment.
• Opposition à la prise de décision automatisée et au profilage : Vous pouvez également vous opposer si nous prenons des décisions uniquement basées sur un traitement automatisé, y compris le profilage. Si certaines circonstances nous obligent à continuer, nous vous informerons des raisons.
• Retrait de votre consentement : Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur une base légale de consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, avec effet pour l’avenir. Cela peut limiter notre capacité à vous fournir certains services.
• Droit de déposer une plainte : Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l’Autorité de Protection des Données compétente dans votre pays de résidence, lieu de travail, ou lieu de la prétendue violation.

Comment exercer vos droits en matière de protection des données

Pour exercer l’un de vos droits énoncés dans la section précédente, nous vous encourageons à nous contacter par email à l’adresse suivante : johnjescudero@hotmail.fr ou par courrier à notre adresse postale :

Dentisani Clinic SCS
Avenue de Tervueren 138,
1150 Woluwe-Saint-Pierre
Belgique

Pour des raisons de sécurité et avant de vous fournir toute donnée personnelle, nous pourrions vous demander de nous envoyer une demande écrite accompagnée d’une preuve de votre identité (par exemple, une copie de votre carte d’identité). Les données telles que les photos et les caractéristiques personnelles doivent être masquées sur la copie.

Notre utilisation des informations figurant sur votre document d’identité est strictement limitée : nous utiliserons ces données uniquement pour vérifier votre identité et ne les stockerons pas plus longtemps que nécessaire à cette fin.

Votre demande doit contenir une description détaillée et précise des données personnelles auxquelles vous souhaitez accéder, ainsi que suffisamment d’informations sur vos interactions avec nous afin que nous puissions localiser vos données personnelles.

Nous analyserons cette demande et nous vous tiendrons informé de l’évolution de la situation dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de cette demande, conformément à l’article 12(3) du RGPD. Toutefois, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires si nécessaire, en tenant compte de la complexité et du nombre des demandes. Dans ce cas, nous vous informerons de l’extension dans un délai d’un (1) mois, en précisant les raisons du retard.

En règle générale, nous ne vous facturerons pas de frais pour l’exercice de vos droits. Toutefois, la loi nous permet de vous facturer un montant raisonnable ou de refuser de répondre à votre demande si celle-ci est manifestement infondée ou excessive.

Modifications de cette politique de confidentialité

Nous révisons régulièrement cette politique et nous nous réservons le droit de modifier ou d’adapter les dispositions de cette politique à tout moment pour tenir compte des évolutions de nos activités et des exigences légales. Nous publierons la version la plus récente sur cette page. Si nous apportons des modifications à cette politique que nous considérons comme importantes, nous vous en informerons via le site web.